Thorax koppelt ECD hulpverlener aan AFAS

Als hulpverlener wil je het liefst bezig zijn met je cliënten. En dus bij voorkeur niet met administratieve werkzaamheden. De nieuwe koppeling van Thorax met AFAS speelt op deze behoefte in. We verzorgen als koppelpartner als het ware een digitale brug tussen het primair proces en het financieel proces. Dit betekent dat een hulpverlener in het ECD (het cliëntregistratiesysteem) kan blijven werken en de administratieve medewerker in het financiële systeem (AFAS). De koppeling zorgt ervoor dat relevante informatie automatisch én continu in beide systemen geactualiseerd wordt. Zonder inloggen in een ander systeem en zonder het dubbel invoeren van gegevens.

Minder werk, meer overzicht, betere hulpverlening

Neos, een organisatie die zich onder andere richt op maatschappelijke opvang, is zo’n organisatie die de koppeling in praktijk gebruikt. Wanneer er bijvoorbeeld een woning wordt aangevraagd in verband met een traject ‘begeleid wonen’, dan wordt er vaak veel dubbel geregistreerd. Eerst worden er gegevens in het cliëntregistratiesysteem (Myneva) gezet, vervolgens worden (grotendeels dezelfde) gegevens in het financiële systeem (AFAS) ingevoerd. Het verhaal spreekt voor zich: er gaat onnodig veel tijd verloren. De kans op fouten is relatief groot. En het uitvoeren van dubbele werkzaamheden levert doorgaans weinig energie, áls de dubbele werkzaamheden al uitgevoerd worden.

We willen vooral geen dubbele registratie”, geeft Geke Jelsma van Neos aan als belangrijkste reden om deze koppeling te willen gebruiken. “Onze hulpverleners moeten zich druk maken om de cliënt, en als het moet om de cliëntregistratie, maar niet om administratieve processen.”

Meer actuele informatie leidt tot betere keuzes

Door de nieuwe koppeling die wordt gelegd tussen de systemen voor het primaire proces en die voor het financiële proces, is alles met één druk op de knop geregeld. Bovendien zijn alle betrokken hulpverleners steeds op de hoogte van de status van een bepaald dossier. Er is meer overzicht. Ook werkt het prettiger omdat de professional in het eigen (voor hem bekende) systeem kan blijven. Bovenstaand is slechts een voorbeeld, in dit geval kwam de vraag rechtstreeks vanuit de organisatie. Deze koppeling kan uniform ingezet worden. Juist op het grensvlak tussen het primaire en het financiële proces is nog veel winst te halen: dit zal zeker niet de laatste koppeling zijn. We verwachten nog veel meer verbetering en stroomlijning waardoor de administratielast van de hulpverlener nog verder verlicht kan worden. Zoals:

  uren- en reiskostendeclaraties van medewerkers; vaak worden die gegevens nu (deels) dubbel ingevoerd, zowel in het ECD als in AFAS (en soms nog een apart formulier)

   managementinformatie; bijvoorbeeld uitdraaien noodbezetting, waarvoor informatie uit ECD én AFAS nodig is

   verlofadministratie, en nog veel meer medewerkergegevens die in beide systemen zitten

En al deze verbeteringen resulteren in iets moois: minder administratietijd, meer tijd voor de cliënt!

Bekijk deze video voor een beknopte, visuele uitleg


©THORAX

Ook geïnteresseerd in een koppeling met AFAS? Meer weten over de mogelijkheden bij jouw organisatie? We staan open voor een vrijblijvend gesprek! Neem contact op met Monique van Hövell, vanhovell@thorax.nl of 06 – 25 34 70 05.

Of vul het contactformulier in, dan nemen we binnen een dag contact met je op.