Veilig omgaan met gegevens en werkdruk verlagen? Thorax koppelt Raet Youforce aan je ECD
Gegevens uitwisselen moet veilig en kloppend zijn. Dat kan een uitdaging zijn als medewerkers werken in verschillende systemen, voor cliëntregistratie, financiële administratie, personeelsadministratie, etc.
Als organisatie heb je te maken met de AVG en veelal moet je voldoen aan de ISO norm. Het mag namelijk echt niet gebeuren dat er gevoelige (cliënt)informatie op straat komt te liggen. Of dat oud-medewerkers na uitdiensttreding nog kunnen inloggen in het cliëntregistratiesysteem (het ECD).
Hoe krijg je dat veilig uitwisselen van gegevens als organisatie geborgd? En hoe zorg je er voor dat je medewerkers minder tijd kwijt zijn aan het dubbel invoeren van gegevens en het up-to-date houden daarvan?
Een koppeling tussen het HR-systeem en het ECD blijkt daarvoor de oplossing. Bijvoorbeeld een koppeling tussen het HR-systeem Raet Youforce en het ECD myneva.
Met deze vragen kwamen Myneva-gebruikers bij Thorax
We hebben geen goed overzicht/ beeld van welke medewerkers in en uit dienst zijn en gekoppeld zijn aan Myneva. Kunnen jullie ons daarbij helpen?
Persoonsgegevens in Myneva komen niet overeen met de gegevens in het HR-systeem waardoor verwarring ontstaat of bijv. e-mails niet aankomen met privacygevoelige info. Kan dat veiliger?
Een medewerker is veranderd van functie/team en dat is verwerkt in het HR-systeem maar blijkt in praktijk nog steeds allerlei rechten in Myneva te hebben die niet bij de nieuwe functie horen of andersom. Hoe voorkomen we dit?
Er wijzigt zo vaak iets in persoonsgegevens (bijv. achternaam na huwelijk) wat vanuit HR niet goed doorkomt naar Myneva; kan dit beter?
We willen in Myneva zien voor hoeveel uur een medewerker in dienst is. Kan dat?
Anton Haan Tinten Welzijnsgroep: ‘Het gaat ons heel veel werk en tijd schelen nu deze koppeling is gerealiseerd en, ook niet onbelangrijk, er worden op deze manier kosten bespaard’.
Wat doet deze koppeling?
We spreken over ‘koppeling’, maar daarbinnen is sprake van meerdere koppelmomenten (berichten):
Als een medewerker in dienst komt wordt deze ingevoerd in Raet Youforce. Via de koppeling wordt er automatisch een account in Myneva toegevoegd/aangemaakt.
Ook worden de gebruikersrechten in myneva automatisch ingesteld. Dit kan op twee manieren.
- Via het toevoegen van standaard gebruikersgroepen.
- Via het inladen van een functiematrix.
Wanneer een medewerker in Raet op ‘uit dienst’ wordt gezet, dan wordt automatisch het account in Myneva op inactief gezet.
Een ander resultaat van deze koppeling is dat altijd de juiste en actuele broninformatie voor het aanleveren van (management) rapportages beschikbaar is.
Er gaat een email naar applicatiebeheer van Myneva, na iedere succesvolle run bij: nieuwe gebruikers, wijzigingen op de medewerkerskaart en op inactief gezette gebruikers.
Elk uur synchroniseert de koppeling automatisch, waardoor gegevens kloppend en up-to-date zijn.
Bekijk deze video voor een beknopte, visuele uitleg
©THORAX
Ben je ook geïnteresseerd in deze tijd- en kostenbesparende oplossing? Of wil je meer weten over de mogelijkheden bij jouw organisatie?
Neem vrijblijvend contact op met Bertil Brandse, 033-4659115.
Of vul het contactformulier in, dan nemen we binnen een dag contact met je op.