Twee jaar geleden heeft de gemeente Lochem samen met enkele maatschappelijke partners het initiatief genomen om gebiedsgericht te gaan samenwerken. Twee pilots hebben sindsdien geresulteerd in betere samenwerking tussen organisaties, kortere lijnen en de opbouw van lokale netwerken. Een mooi resultaat, maar de partijen wilden meer: 1 gezin 1 plan, efficiëntere regievoering en een gezamenlijke werkwijze én een bijpassende IT-oplossing.

Gebiedsteams

Om burgers betere toegang te bieden tot de gemeente is in Lochem de wens ontstaan om zogeheten gebiedsteams (elders ook wel sociale wijkteams genoemd) te vormen. Het gebiedsteam is een team met een verschillende deskundigheid, afkomstig van verschillende instellingen op het gebied van welzijn, wonen en (jeugd)zorg. De vorming van deze gebiedsteams bouwt, samen met de beleidskaders van de gemeente, voort op de lessen die geleerd zijn tijdens de pilots omtrent gebiedsgerichte samenwerking. Peter van Dalen, adviseur in het maatschappelijk domein, is als kwartiermaker aangetrokken om de volgende stap te zetten voor de gemeente. “Ik breng kennis en ervaring mee waarmee knopen zijn doorgehakt: wat wordt de functie van de gebiedsteams? Hoe willen we dat organiseren? Welke randvoorwaarden zijn nodig?” Het resultaat van een ontwikkelperiode van circa twee maanden was een startnotitie voor de gebiedsteams die door de maatschappelijke organisaties is omarmd en door het college van B&W is vastgesteld.

Na de acceptatie van deze startnotitie volgde de operationele voorbereiding. Dit betekende werving van teamleden, locaties regelen, het aanschaffen van een regiesysteem, een communicatieplan opstellen etc. “Nu zijn we operationeel, en stuur ik op de vernieuwing van werkwijzen. Ook zorg ik voor de randvoorwaarden waarbinnen de teams hun werk kunnen doen”. aldus van Dalen, die inmiddels in vijf verschillende gemeentes zes soortgelijke teams heeft ontwikkeld. “En ze zijn allemaal weer een beetje anders. Er is geen blauwdruk. Het is steeds zoeken welke organisatievorm en werkwijze het best past bij de betreffende gemeente.” Op 2 februari 2015 zijn de gebiedsteams van start gegaan.

Regiesysteem en casemanagement

Voor de samenwerking binnen en tussen de gebiedsteams en de verantwoording naar de gemeente is een essentieel onderdeel het regiesysteem. In dit systeem wordt een deel van de samenwerking van de teams gecoördineerd en geregistreerd. Omdat de keuze van een regiesysteem valt of staat met een grondig stuk analyse en advies is THORAX, met onder meer jarenlange ervaring op het gebied van pakketselectie in het sociaal domein, aangeschoven om dit onderdeel van het traject te begeleiden. Na een grondige eisen en wensen-analyse is de keuze van de gemeente gevallen op het Topicus Overheid Platform (TOP) van Topicus. Op basis van de criteria die zijn opgesteld door de gemeente en de aanvullende adviezen van THORAX bleek dit systeem het meest passend bij de behoefte van de gemeente. Een van de aanvullende adviezen was om een systeem te kiezen dat uit modules bestaat, zodat, door middel van de juiste combinatie van modules, kan worden gekozen voor de meest passende inrichting van het regiesysteem.

Casemanagement

Belangrijk was dat, naast de gemeente, ook de toekomstige gebruikers een stem hadden in de keuze. De gebiedsteams zullen het immers moeten gaan gebruiken om in samen te werken. Er moest dus worden gezocht naar een casemanagementmodule. Ondanks dat TOP beschikt over een geïntegreerde casemanagementmodule is bewust gekeken naar modules van andere leveranciers. (Zo is bijvoorbeeld in buurgemeente Zutphen gekozen voor het regiesysteem Suite4SocialeRegie van Centric, met uitzondering van de casemanagementmodule; daar is gekozen voor STAPP, de tool van Perspectief.) Dit om ook voor de gebiedsteams optimaal aan te kunnen sluiten op hun eisen en wensen. Hierbij werd onder meer gekeken naar gebruiksgemak van de applicatie, aanbod aan functionaliteiten en aansluiting op de praktijk. Na een uitgebreide toetsingsronde is uiteindelijk een unanieme keuze gemaakt. Bertil Brandse, directeur van THORAX: “Die gezamenlijkheid en eensgezindheid in de keuze, zal misschien nog wel belangrijker blijken voor een goede implementatie dan de keuze an sich…”

Een sociaal wijkteam of gebiedsteam is niet 1-2-3 geregeld, daar gaat een grondige voorbereiding aan vooraf. Met name ter ondersteuning van de samenwerking tussen de organisaties. Op die manier kan het gezin centraal staan, en de medewerkers van de gebiedsteams, als één team, daaromheen. Ook IT is daar ondersteunend aan en kan een belangrijke succesfactor zijn. Met een passend regiesysteem en een passende casemanagementmodule worden de gebiedsteams optimaal ondersteund en, belangrijker, daarmee ook het gezin.