In een van onze eerdere blogs hebben we al eens geschreven over digitale vaardigheden. We constateerden dat er meer aandacht voor dit onderwerp nodig is binnen het sociaal domein. Dat gebrek aan aandacht voor deze onmisbare skills begint al in de opleiding. En dat is een zorgelijke situatie. Want hoe kan een onderdeel dat zó belangrijk is, en een groot deel van de tijd van de hulpverlener in beslag neemt, niet als vak terugkomen in de opleiding? Elke hulpverlener in Nederland werkt immers met een digitaal cliëntvolgsysteem (ook wel elektronisch cliëntdosser of ECD genoemd).
Wanneer we in de praktijk het gesprek aangaan hierover dan merken we toch vaak wat koudwatervrees. Er wordt nogal eens naar het ECD zelf verwezen, en dat het allemaal opgelost zou zijn als er een nieuw ECD komt. Of men geeft aan dat er bij vragen wel even naar de helpdesk gebeld wordt. Terwijl dat in werkelijkheid vrij weinig gebeurt, bang als de hulpverlener is dat de IT-collega de gestelde vraag te eenvoudig vindt. Daarnaast heersen er ook wat andere angsten hier en daar, met name in de top van organisaties: men is (terecht) zuinig op de hulpverleners, want deze zijn schaars in de markt. Ze belasten met IT-gerelateerde zaken is dan het laatste wat een leidinggevende zou willen doen.
De omgekeerde wereld
En precies daar zit de paradox. Want juist als je wél aandacht geeft aan dit onderwerp, worden dit soort IT-activiteiten veel gemakkelijker. Dan krijgen hulpverleners het minder druk, omdat ze snel beter met het systeem leren werken. Vergelijk het maar met een kind dat leert fietsen: waar het in beginsel nog zijwieltjes nodig heeft, zal het na goed oefenen al snel zelfstandig kunnen fietsen. Misschien nog wat wiebelend zo nu en dan, maar met steeds meer zelfvertrouwen. De digicoaches, waar we het in een voorgaand blog over hadden, zouden metaforisch als de zijwieltjes kunnen functioneren. Net zolang tot de hulpverlener zelfstandig en vrij vertrouwd is geraakt met de materie.
Meters maken
Wanneer je vaak langere afstanden fietst dan krijg je zelfvertrouwen in je kunnen. Wanneer je vaak en veel in een bepaald systeem werkt, dan gaat dat precies hetzelfde: je krijg meer zelfvertrouwen omdat je precies weet wat je doen moet. Uit onderzoeken blijkt ook dat het ziekteverzuim verlaagt als mensen het rapporteren en registreren snel en gemakkelijk uit kunnen voeren. En dat lukt alleen door oefenen en door vragen te stellen wanneer je twijfelt of iets niet weet. En dan ontstaat er juist tijdswinst, minder werkdruk en meer werkplezier. Mensen die digitaal vaardig zijn rapporteren sneller en zien dit ook minder als een vervelende taak. Omdat een en ander soepel verloopt is het dan vooral een activiteit die bij het werk hoort nadat er met een cliënt is gesproken. Dat alles bij elkaar maakt de kwaliteit van hulpverlening beter. Ook omdat deze mensen best een vraag durven te stellen over het nieuwe systeem, dat ingewikkelde formulier of dat ene veld waarvan ze niet weten wat precies in te vullen. Kijkend naar onze metafoor over fietsen: je koopt een fiets om te leren fietsen. Als je deze vervolgens in de schuur zet dan leer je deze vaardigheid niet. In het ergste geval roest de boel hier en daar wat vast zelfs. Zo werkt het ook met het ECD dat je aangeschaft hebt: je hebt deze keuze gemaakt, dus blijkbaar wordt er belang gehecht aan goede, duidelijke registratie door de hulpverlener. Geef ze daarom tijd om te leren fietsen, zodat ze niet omvallen omdat ze te langzaam gaan. Spreekwoordelijk dan…
Ons advies?
Maak, vanuit de top van de organisatie, tijd vrij voor de hulpverlener om digitaal vaardig te worden. Geef dit onderwerp een structurele plek binnen de organisatie. Door aan opleiding te doen op dit vlak en de kennis vervolgens te borgen in functieprofielen verhoogt het werkplezier. Idealiter wordt dit bij de onboarding van mensen al meegenomen en betrek je er, als logische stap, ook de mensen van hr actief bij. Uiteindelijk is fietsen heel simpel. En al lijkt dat misschien niet zo: hetzelfde geldt voor IT. Ook dat is simpel.