Dit blog gaat over de externe verrijking van gegevens: en dan specifiek over de verrijking die Veilig Thuis doet bij de gemeente waar de cliënt woont. Doel is checken of de cliënt al bekend is binnen de hulpverlening in die gemeente, wie er betrokken is en op welk gebied. Dianne Hensen van Thorax vertelt vanuit haar rol: ‘Na de implementatie kom ik in beeld. Kort gezegd zorg ik ervoor dat de gemeenten die mee willen werken met Veilig Thuis, ook daadwerkelijk mee kunnen kijken in het systeem. Ik heb contact met de betrokken gemeentes, leg uit wat het systeem inhoudt, hoe het werkt en zorg ervoor dat ze gekoppeld worden. Aan de medewerkers van Veilig Thuis leg ik uit hoe het formulier gevuld wordt en houd andersom bij of het formulier ook daadwerkelijk worden ingevuld door de gemeente. De techniek die er voor zorgt dat vanuit het systeem een mail wordt verstuurd naar de juiste gemeente verzorg ik ook.’
Hoe het werkt van A tot Z
Dianne: ‘Goed, even terug naar de basis zodat goed te begrijpen is waar dit blog over gaat. Een aantal Veilig Thuis-organisaties werkt met het registratiesysteem myneva. Daarin wordt alles over de cliënt geregistreerd. Onderdeel van zo’n dossier is een formulier dat externe verrijking heet. In dat formulier vult Veilig Thuis in aan welke gemeente gevraagd moet worden of de betreffende cliënt bij de gemeente bekend is. Het doel? In beeld krijgen of er in die specifieke gemeente al hulpverlening bij de cliënt betrokken is. De ontvangende gemeente klikt op de link in de e-mail en logt daarmee op exact hetzelfde formulier van myneva in. De overige gegevens van het dossier zijn, vanuit privacyoverwegingen, niet zichtbaar voor de medewerker van de gemeente. De medewerker vult een aantal openstaande vragen in over het al dan niet bekend zijn van de cliënt, vanaf wanneer dit het geval is, welk soort zorg de cliënt ontvangt en of er een contactpersoon is. Als deze informatie is ingevuld, geeft de gemeente aan dat de ingevulde informatie naar Veilig Thuis verzonden mag worden. Vanaf dat moment is het formulier niet meer te muteren door de gemeente en ziet de medewerker van Veilig Thuis, indien van toepassing, met welke hulpverlener er contact kan worden opgenomen.’
Wat externe verrijking oplevert? Snelheid, energie en veiligheid
‘Voordat deze werkwijze ingevoerd werd, kostte het hulpverleners veel tijd en energie om te achterhalen welke hulpverlener er bij welk dossier betrokken was. Nu wordt er binnen 24 uur door de gemeente op de, vanuit myneva verstuurde e-mail, gereageerd in plaats van dat het de hulpverlener dagen (en soms langer) kost om telefonisch of via email te achterhalen wie er bij een bepaalde cliënt betrokken is’, aldus Dianne. Bovendien levert externe verrijking veiligheid op, omdat er geen privacygevoelige gegevens meer per mail of telefonisch worden uitgewisseld. Deze gegevens zijn geborgd in een beveiligd systeem’, aldus Dianne.
Alleen maar positieve geluiden
‘Van de professionals die op de beschreven manier werken, horen we alleen maar positieve geluiden terug. De lijntjes zijn korter en men heeft veel sneller contact met elkaar. En die snelle afstemming, dat is wat men wil in het belang van de cliënt. Het doel is dat deze zo snel mogelijk de goede hulp krijgt vanuit een team met hulpverleners die elkaar kennen en over en weer weten op welke manier ze bij de cliënt betrokken zijn.’
Wil je meer over weten over dit onderwerp, koppelen in het algemeen of de manier waarop je veilig met informatie van ketenpartners om kunt gaan? Neem dan contact met ons op.